Zapytanie ofertowe
nr 1/A/DANAE/2019
z dnia 5.12.2019 r.

1. Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru Wykonawców badań ankietowych CAPI na poszczególne województwa prowadzone jest z zastosowaniem zasady konkurencyjności dla Zamówienia realizowanego w ramach projektu pn. „Monitorowanie losów absolwentów szkół zawodowych – II i III runda”, w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

2. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

3. Zamawiającego nie obowiązuje ustawa Prawo Zamówień Publicznych.

4. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

1) Administratorem danych osobowych zawartych w Ofercie jest DANAE Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie 02-609, ul. Szarotki 10 lok 16, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców KRS prowadzonego dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000495453, (dalej także jako „Administrator”).

2) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres wskazany w pkt 1 powyżej lub pocztą elektroniczną na adres e-mail: [email protected].

3) Dane osobowe zbierane są dla potrzeb przeprowadzenia niniejszej procedury Zapytania Ofertowego, w tym zawarcia i realizacji ewentualnej umowy z Wykonawcą, jak również dla celów wykazania prawidłowości wydatkowania środków finansowych w ramach Projektu. Podstawę prawną dla tego celu stanowi art. 6 ust. 1 lit. b) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej jako „RODO”).

4) Podanie danych osobowych dla celów wskazanych w pkt. 3) powyżej jest konieczne dla prawidłowości złożenia Oferty w zakresie następujących danych osobowych: imię (imiona) i nazwisko, nazwa firmy, adres zamieszkania/siedziby firmy, adres e-mail, telefon kontaktowy, obecnie wykonywana praca, doświadczenie zawodowe oraz sytuacja zdrowotna w zakresie posiadania statusu osoby niepełnosprawnej, zaś – w przypadku wyboru Oferty jako najkorzystniejszej – także: PESEL/NIP/KRS, seria i numer dowodu osobistego, numer rachunku bankowego, obywatelstwo, adres urzędu skarbowego.

5) Podanie innych danych niż powyżej jest dobrowolne.

6) Dane osobowe przetwarzane będą przez okres określony w umowie o dofinansowanie Projektu, w szczególności dla celów przyszłych tj. do 31.12.2025 roku.

7) Przysługuje Pani/Panu prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych dotyczących swojej osoby, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu oraz prawo do przenoszenia danych. Przysługuje Pani/Panu także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

IV. Przedmiot Zamówienia

1. Kod CPV: 79 31 50 00 – 5 Usługi badań społecznych

2. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przeprowadzeniu badań ankietowych CAPI (zgodnie z postanowieniami pkt. V niniejszego Zapytania Ofertowego) w ramach projektu „Monitorowanie losów absolwentów szkół zawodowych – II i III runda” – numer umowy UDA-POWR.02.15.00-00-3001/19-00, w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

3. Badania ankietowe w ramach projektu będą prowadzone na terenie całej Polski. Do realizacji całego projektu planowane jest zaangażowanie około 30 Wykonawców, którzy w ramach danego województwa zapewnią minimum jedną osobę pełniącą funkcję regionalnego pracownika terenowego oraz minimalną liczbę ankieterów wymaganą dla danego województwa określoną w Tabeli 2 w pkt. V, które to osoby posiadają doświadczenie określone przez Zamawiającego.

4. Zamawiający w ramach niniejszego postępowania wyłoni Wykonawców do realizacji badań w następujących województwach: małopolskie; podkarpackie; kujawsko-pomorskie; dolnośląskie; zachodniopomorskie. Wykonawcy będą wybierani osobno dla każdego województwa. Jeden Wykonawca może złożyć ofertę tylko na jedno województwo. Zamawiający nie wyklucza wyboru więcej niż jednego Wykonawcy na województwo.

Lp.
Zadanie w projekcie
Zadanie
Partner
Liczba sztuk 1 Zad 3 konkurs dla uczniów – za 2 i 3 falę PBS 1 2 Zad 1 konkurs dla uczniów – za 2, 3 i 4 falę Danae 1 3 Zad 2 zachęta dla respondenta – za pilotaż II PBS 100 4 Zad 2 zachęta dla respondenta – za pilotaż III Danae 100 5 Zad 1 zachęty dla dyrektorów szkół typ I (mini) Danae 300 6 Zad 3 zachęty dla dyrektorów szkół typ I (mini) PBS 300 7 Zad 1 zachęty dla dyrektorów szkół typ II (maxi) PBS 2000 8 Zad 2 zachęty dla dyrektorów szkół typ II (maxi) Danae 1000 9 Zad 3 zachęty dla dyrektorów szkół typ II (maxi) Danae 2000 10 Zad 1 zachęty dla koordynatorów szkolnych typ II PBS 2000 11 Zad 2 zachęty dla koordynatorów szkolnych typ II Danae 1000 12 Zad 3 zachęty dla koordynatorów szkolnych typ II PBS 2000

5. Zakres obowiązków Wykonawcy został opisany w pkt. V niniejszego Zapytania Ofertowego.

6. Planowany okres realizacji badań: 10.01.2020 – 31.03.2022.

7. Okres realizacji całego Projektu: 01.11.2019 – 30.09.2022.

8. Wartość całego Projektu: 8 885 378,20 złotych.

9. Zamówienie będzie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.

10. Każdorazowo, kiedy mowa jest o szkołach zawodowych, należy rozumieć przez to: szkoły branżowe, technika i szkoły policealne.

1A. BADANIE PILOTAŻOWE – PRZED 1 FALĄ

• Łącznie w badaniu w ramach całego projektu do przeprowadzenia będzie około 285 ankiet z uczniami w około 15 szkołach zawodowych. Badanie pilotażowe może być realizowane we wszystkich lub w wybranych województwach.
• Średni czas trwania wywiadu realizowanego przez ankietera nie powinien przekroczyć 45 minut.
• Założono, że łącznie z dojazdami i czynnościami organizacyjnymi, czas na wykonanie jednej efektywnej ankiety przez ankietera to 2 h. Z kolei na regionalną organizację i wspieranie pracy ankieterów przez regionalnego pracownika terenowego założono maksymalnie 18 minut na jedną ankietę.
• Ankieter ma obowiązek nawiązania kontaktu ze zrekrutowaną przez Zamawiającego szkołą z odpowiednim wyprzedzeniem i zaplanowania z koordynatorem szkolnym kolejności indywidualnych spotkań z uczniami i harmonogramu dostosowanego do planu zajęć oraz warunków lokalowych szkoły.
• W każdej szkole badanie przeprowadzi minimum jeden ankieter i może ono potrwać do kilku dni. Wylosowani respondenci, po uzyskaniu ich wstępnej zgody (zebranej przy wsparciu koordynatora szkolnego), będą kolejno zapraszani do osobnej sali. Po przekazaniu informacji o badaniu ankieter przeprowadzi wywiad, wcześniej potwierdzi zgodę na udział w badaniu, na badanie powtórne i dane kontaktowe, które zostaną wprowadzone do systemu.
• Respondenci: osoby, które w roku szkolnym 2019/2020 są uczniami ostatnich klas szkół zawodowych, nie starsze niż 29 lat.
• Przekazanie respondentom ewentualnych zachęt niematerialnych dostarczonych przez Zamawiającego i zapowiedź zachęt materialnych, jeśli wezmą udział w kolejnych falach badania podłużnego.
• Przed rozpoczęciem badania pilotażowego (do 1 fali) wymagany będzie udział ankieterów i regionalnych pracowników terenowych w szkoleniu telefonicznym.

1B. BADANIE ZASADNICZE – 1 FALA

• Łącznie w badaniu w ramach całego projektu do przeprowadzenia będzie 15 000 wywiadów z uczniami.
• Średni czas trwania wywiadu nie powinien przekroczyć 30 minut.
• Założono, że łącznie z dojazdami i czynnościami organizacyjnymi, czas na wykonanie jednej efektywnej ankiety przez ankietera to 1,7 h. Z kolei na regionalną organizację i wspieranie pracy ankieterów przez regionalnego pracownika terenowego założono maksymalnie 12 minut na jedną ankietę.
• Ankieter ma obowiązek nawiązania kontaktu ze zrekrutowaną przez Zamawiającego szkołą z odpowiednim wyprzedzeniem i zaplanowania z koordynatorem szkolnym kolejności indywidualnych spotkań z uczniami i harmonogramu dostosowanego do planu zajęć oraz warunków lokalowych szkoły.
• W każdej szkole badanie przeprowadzi minimum jeden ankieter i może ono potrwać do kilku dni. Wylosowani respondenci, po uzyskaniu ich wstępnej zgody (zebranej przy wsparciu koordynatora szkolnego), będą kolejno zapraszani do osobnej sali. Po przekazaniu informacji o badaniu ankieter przeprowadzi wywiad, wcześniej potwierdzi zgodę na udział w badaniu, na badanie powtórne i dane kontaktowe, które zostaną wprowadzone do systemu.
• Respondenci: osoby, które w roku szkolnym 2019/2020 są uczniami ostatnich klas szkół zawodowych, nie starsze niż 29 lat.
• Przekazanie respondentom ewentualnych zachęt niematerialnych dostarczonych przez Zamawiającego i zapowiedź zachęt materialnych, jeśli wezmą udział w kolejnych falach badania podłużnego.
• Przed rozpoczęciem badania zasadniczego (1 fala) wymagany będzie udział ankieterów i regionalnych pracowników terenowych w szkoleniu w Warszawie.

2A. BADANIE PILOTAŻOWE – PRZED 2 i 3 FALĄ

• Łącznie w badaniu w ramach całego projektu do przeprowadzenia będzie około 100 ankiet z absolwentami w ramach pilotażu do 2 fali badania i około 100 ankiet z absolwentami w ramach pilotażu do 3 fali badania. Badanie pilotażowe może być realizowane we wszystkich lub w wybranych województwach.
• Średni czas trwania wywiadu realizowanego przez ankietera nie powinien przekroczyć 45 minut.
• Założono, że łącznie z dojazdami i czynnościami organizacyjnymi, czas na wykonanie jednej efektywnej ankiety przez ankietera to 2,8 h. Z kolei na regionalną organizację i wspieranie pracy ankieterów przez regionalnego pracownika terenowego założono maksymalnie 21 minut na jedną ankietę.
• Ankieter otrzyma dane kontaktowe respondenta (imię i nazwisko, adres, a w niektórych przypadkach również telefon i/lub mail).
• Ankieter ma obowiązek nawiązania kontaktu z respondentem podejmując próby o różnych porach dnia (w godzinach pracy, w godzinach popołudniowych) i dniach tygodnia (robocze, weekend), min. 3-krotna próba kontaktu z respondentem. Przy niepowodzeniu kontaktów telefonicznych i mailowych, ankieter ma obowiązek pojechać pod wskazany adres.
• W miarę możliwości ankieterzy będą kontaktować się z tymi samymi osobami, z którymi prowadzili wywiady w szkołach, w 2020 r.
• Respondenci: absolwenci szkół zawodowych – osoby, które w roku szkolnym 2019/2020 były uczniami ostatnich klas szkół zawodowych (nie starszymi niż 29 lat) i brały udział w badaniu w roku 2020 r. (wyraziły zgodę na udział w badaniu podłużnym).
• Przekazanie respondentom zachęt niematerialnych i materialnych dostarczonych przez Zamawiającego, jeśli wezmą udział w 2 lub 3 fali badania podłużnego.
• Przed rozpoczęciem badania pilotażowego (do 2 i 3 fali) wymagany będzie udział ankieterów i regionalnych pracowników terenowych w szkoleniu telefonicznym.
• W ramach badania pilotażowego przed 2 i 3 falą obowiązkiem Wykonawcy będzie także zrekrutowanie respondentów do pilotażu. Założono, że czas potrzebny na efektywne zrekrutowanie jednego respondenta do pilotażu wynosi 3,0 h.

2B. BADANIE ZASADNICZE – 2 I 3 FALA

• Łącznie w badaniu w ramach całego projektu do przeprowadzenia będzie 9 000 ankiet w ramach 2 fali badania i 6 000 ankiet w ramach 3 fali badania.
• Średni czas trwania wywiadu nie powinien przekroczyć 30 minut.
• Założono, że łącznie z dojazdami i czynnościami organizacyjnymi, czas na wykonanie jednej efektywnej ankiety przez ankietera to 3 h. Z kolei na regionalną organizację i wspieranie pracy ankieterów przez regionalnego pracownika terenowego założono maksymalnie 21 minut na jedną ankietę.
• Ankieter otrzyma dane kontaktowe respondenta (imię i nazwisko, adres, a w niektórych przypadkach również telefon i/lub mail).
• Ankieter ma obowiązek nawiązania kontaktu z respondentem podejmując próby o różnych porach dnia (w godzinach pracy, w godzinach popołudniowych) i dniach tygodnia (robocze, weekend), min. 3-krotna próba kontaktu z respondentem. Przy niepowodzeniu kontaktów telefonicznych i mailowych, ankieter ma obowiązek pojechać pod podany adres.
• W miarę możliwości ankieterzy będą kontaktować się z tymi samymi osobami, z którymi prowadzili wywiady w szkołach, w 2020 r.
• Respondenci: absolwenci szkół zawodowych – osoby, które w roku szkolnym 2019/2020 były uczniami ostatnich klas szkół zawodowych (nie starszymi niż 29 lat) i brały udział w badaniu w roku 2020 (wyraziły zgodę na udział w badaniu podłużnym).
• Przekazanie respondentom zachęt niematerialnych i materialnych dostarczonych przez Zamawiającego, jeśli wezmą udział w 2 lub 3 fali badania podłużnego.
• Przed rozpoczęciem badania zasadniczego (2 i 3 fala) wymagany będzie udział ankieterów i regionalnych pracowników terenowych w szkoleniu w Warszawie.

Tabela 1. Maksymalny czas zaangażowania ankietera (wraz z dojazdem) i regionalnego pracownika terenowego w ramach poszczególnych zadań

Przed rekrutacją Zamawiający wyśle do szkół listy zapowiednie. Znajdą się tam informacje o badaniu, podkreślające jego naukowy charakter, możliwość wykorzystania wyników w praktyce i ich połączenie z działaniami MEN i IBE, cele badania, korzyści z udziału w badaniu, zaproszenie do badania i zapowiedź kontaktu ze strony Zamawiającego.

1. Ponadto do zadań Wykonawcy w ramach wszystkich badań będzie należało:

1. wybór regionalnego pracownika terenowego oraz wybór ankieterów realizujących wywiady CAPI, spełniających kryteria określone przez Zamawiającego;
2. zapewnienie udziału regionalnego pracownika terenowego oraz ankieterów w całodniowych szkoleniach w Warszawie w terminach wyznaczonych przez Zamawiającego (3 szkolenia – przed każdą falą badania);
3. zapewnienie dojazdów regionalnym pracownikom terenowym oraz ankieterom w związku z zadaniami wykonywanymi przy prowadzeniu badań;
4. uzupełnianie i przekazywanie Zamawiającemu dokumentów związanych z realizacją projektu współfinansowanego ze środków unijnych;
5. bieżąca sprawozdawczość z przebiegu badań w regionie w formie wskazanej przez Zamawiającego;
6. stały kontakt telefoniczny oraz w formie elektronicznej z osobami wskazanymi przez Zamawiającego;
7. informowanie o pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych dla realizacji zamówienia;
8. zapewnienie wykonania poniższych zadań przez regionalnego pracownika terenowego i ankieterów.

2. Ponadto w ramach wszystkich badań do zadań regionalnego pracownika terenowego będzie należało:

1. organizacja i wspieranie realizacji przez ankieterów wskazanych badań, na obszarze całego województwa, przez cały okres realizacji badań tj. I 2020 – III 2022;
2. udział w szkoleniach w Warszawie w terminach wyznaczonych przez Zamawiającego (3 szkolenia – przed każdą falą badania);
3. zaliczenie testu wiedzy nt. projektu;
4. współpraca i kontrolowanie pracy ankieterów;
5. opracowanie z ankieterami harmonogramu realizacji badania;
6. dbanie o terminową realizację prac ankieterów w województwie, zgodnie z harmonogramem;
7. odbieranie od Zamawiającego i przekazywania ankieterom materiałów badawczych i sprzętu, a także ich odbieranie od ankieterów i przesyłanie do Zamawiającego zgodnie z wytycznymi (koszt przesyłek będzie pokrywał Zamawiający), po uprzedniej weryfikacji obejmującej także całą zebraną przez ankieterów dokumentację;
8. wspieranie ankieterów w realizacji badań; w przypadku trudności w realizacji badania podjęcie ustalonych przez Zamawiającego działań, m.in. spotkania z respondentami (udzielenie odpowiedzi na pytania, rozwianie wątpliwości, zapewnienie o bezpieczeństwie zarządzania danymi itp.);
9. w razie potrzeby (po uzgodnieniu z Zamawiającym) wspólnej z ankieterem realizacji badania w przypadku objęcia badaniem respondentów ze specjalnymi potrzebami lub o obniżonej sprawności sensorycznej, ruchowej lub intelektualnej;
10. uzupełnianie i przekazywanie Zamawiającemu dokumentów związanych z realizacją projektu współfinansowanego ze środków unijnych;
11. bieżąca sprawozdawczość z przebiegu badań w regionie w formie wskazanej przez Zamawiającego;
12. stały kontakt telefoniczny oraz w formie elektronicznej z osobami wskazanymi przez Zamawiającego;
13. informowanie o pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych dla realizacji zamówienia;
14. w przypadku pilotażu narzędzi – zaraportowanie przebiegu wywiadów, sugestii zmian w narzędziach lub procedurze badania.

3. Dodatkowo w ramach wszystkich badań do obowiązków ankietera będzie należało:

1. realizacja wskazanej liczby wywiadów CAPI (finalna liczba wywiadów CAPI do przeprowadzenia przez danego ankietera zostanie określona przez Wykonawcę biorąc pod uwagę odległość od miejsca zamieszkania) – wywiady z uczniami szkół zawodowych w 1 fali będą realizowane w szkołach, wywiady z absolwentami szkół zawodowych w 2 i 3 fali będą realizowane w miejscu zamieszkania respondenta;
2. udział w szkoleniach w Warszawie w terminach wyznaczonych przez Zamawiającego (3 szkolenia – przed każdą falą badania);
3. zaliczenie testu wiedzy nt. projektu;
4. przeprowadzenie badań zgodnie z założeniami opisanymi przy poszczególnych zadaniach badawczych;
5. prowadzenie bieżącej sprawozdawczości w formie wskazanej przez Zamawiającego, w tym uzupełnianie historii kontaktów z respondentami i statusów dotyczących indywidualnych spotkań z uczniami/absolwentami;
6. stały kontakt telefoniczny oraz w formie elektronicznej z osobami wskazanymi przez Zamawiającego;
7. informowanie o pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych dla realizacji zamówienia;
8. w przypadku pilotażu narzędzi – zaraportowanie przebiegu wywiadów, sugestii zmian w narzędziach lub procedurze badania.

Do realizacji projektu Zamawiający planuje zaangażować około 30 Wykonawców przy uwzględnieniu następującego podziału na poszczególne województwa.

Zamawiający nie wyklucza wyboru więcej niż jednego Wykonawcy na województwo.

Zamawiający przewiduje, że badania pilotażowe, realizowane przed poszczególnymi falami, będą dotyczyły wszystkich lub wybranych województw. Przed 1 falą badania w ramach pilotażu przeprowadzonych zostanie 285 wywiadów z uczniami, natomiast przed 2 i 3 falą badania po 200 wywiadów z absolwentami.

Wykonawca zachowa swoją niezależność i będzie miał na uwadze jak najpełniejszą realizację celów zamówienia oraz dążenie do wykonania go zgodnie z instrukcją i informacjami od Zamawiającego.

Wynagrodzenie Wykonawcy uzależnione jest od liczby efektywnie zrealizowanych wywiadów CAPI z respondentami. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie wyłącznie w przypadku zrealizowanych – efektywnych ankiet.

Finansowe rozliczanie ankieterów i regionalnych pracowników terenowych współpracujących z Wykonawcą (obejmujące wszystkie zadania wskazane powyżej), będzie po stronie Wykonawcy.

VI. Warunki udziału w postępowaniu

VII. Odrzucenie oferty

VIII. Kryteria wyboru ofert i wybór ofert najkorzystniejszych

IX. Wymagania dotyczące przygotowania oferty

X. Miejsce i sposób składania ofert, pytania i odpowiedzi

XI. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszych ofert

XII. Zmiana i anulowanie zapytania ofertowego

XIII. Warunki zmiany istotnych postanowień umowy