Zapytanie ofertowe
nr 2/A/DANAE/2019
z dnia 6.12.2019 r.

1. Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru rekruterów prowadzone jest z zastosowaniem zasady konkurencyjności dla Zamówienia realizowanego w ramach projektu pn. „Monitorowanie losów absolwentów szkół zawodowych – II i III runda”, w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

2. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

3. Zamawiającego nie obowiązuje ustawa Prawo Zamówień Publicznych.

4. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych zawartych w Ofercie jest DANAE Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie 02-609, ul. Szarotki 10 lok 16, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców KRS prowadzonego dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000495453, (dalej także jako „Administrator”).
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres wskazany w pkt. 1 powyżej lub pocztą elektroniczną na adres e-mail: [email protected].
3. Dane osobowe zbierane są dla potrzeb przeprowadzenia niniejszej procedury Zapytania ofertowego, w tym zawarcia i realizacji ewentualnej umowy z Wykonawcą, jak również dla celów wykazania prawidłowości wydatkowania środków finansowych w ramach Projektu. Podstawę prawną dla tego celu stanowi art. 6 ust. 1 lit. b) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej jako „RODO”).
4. Podanie danych osobowych dla celów wskazanych w pkt. 3 powyżej jest konieczne dla prawidłowości złożenia Oferty w zakresie następujących danych osobowych: imię (imiona) i nazwisko, nazwa firmy, adres zamieszkania/siedziby firmy, adres e-mail, telefon kontaktowy, obecnie wykonywana praca, doświadczenie zawodowe oraz sytuacja zdrowotna w zakresie posiadania statusu osoby niepełnosprawnej, zaś – w przypadku wyboru Oferty jako najkorzystniejszej – także: PESEL/NIP/KRS, seria i numer dowodu osobistego, numer rachunku bankowego, obywatelstwo, adres urzędu skarbowego.
5. Podanie innych danych niż powyżej jest dobrowolne.
6. Dane osobowe przetwarzane będą przez okres określony w umowie o dofinansowanie Projektu, w szczególności dla celów przyszłych tj. do 31.12.2025 roku.
7. Przysługuje Pani/Panu prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych dotyczących swojej osoby, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu oraz prawo do przenoszenia danych. Przysługuje Pani/Panu także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

1. Kod CPV: 79 31 50 00 – 5 Usługi badań społecznych

2. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przeprowadzeniu rekrutacji szkół (rekrutacja szkół zgodnie z postanowieniami pkt. V niniejszego Zapytania ofertowego) w ramach projektu „Monitorowanie losów absolwentów szkół zawodowych – II i III runda” – numer umowy UDA-POWR.02.15.00-00-3001/19-00, w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

3. Do realizacji całego projektu planowane jest zaangażowanie około 40 rekruterów.

4. Zamawiający zakłada, że jeden rekruter będzie odpowiedzialny za rekrutację i opiekę nad minimum 50 szkołami.

5. Zakres obowiązków rekrutera został opisany w pkt. V niniejszego Zapytania ofertowego.

6. Planowany okres prowadzenia rekrutacji: 16.12.2019 – 30.06.2021

7. Okres realizacji całego Projektu: 01.11.2019 – 30.09.2022.

8. Zamówienie będzie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.

9. Każdorazowo, kiedy mowa jest o szkołach zawodowych, należy rozumieć przez to: szkoły branżowe, technika i szkoły policealne.

Założono, że w całym projekcie łącznie do zrekrutowania będzie:

1. Około 3000 szkół zawodowych, w których realizowane będzie badanie ilościowe z dyrektorami lub z dyrektorami i uczniami w ramach II rundy monitoringu (w okresie XII 2019 – VI 2020).
2. Około 2000 szkół zawodowych, w których realizowane będzie badanie ilościowe z dyrektorami lub z dyrektorami i uczniami w ramach III rundy monitoringu (w okresie XI 2020 – VI 2021).

W każdej ze szkół zawodowych realizowany będzie jeden z poniższych schematów badania:
– badaniami w szkole objęci zostaną tylko dyrektorzy lub osoby przez nich wskazane,
– badaniami w szkole objęci będą dyrektorzy lub osoby przez nich wskazane oraz uczniowie (wszyscy uczniowie ostatnich klas lub uczniowie wylosowani do badania, przy czym Zamawiający określi minimalną liczbę uczniów, którzy muszą wziąć udział we badaniu).

Przed rekrutacją Zamawiający wyśle do szkół listy zapowiednie. Znajdą się w nich informacje o badaniu, podkreślające jego naukowy charakter, możliwość wykorzystania wyników w praktyce i ich połączenie z działaniami MEN i IBE, cele badania, korzyści z udziału w badaniu, zaproszenie do badania i zapowiedź kontaktu ze strony Zamawiającego.

Do zadań rekrutera w ramach rekrutacji szkoły, w której zostanie przeprowadzone badanie ilościowe zarówno z dyrektorem, jak i z uczniami (Zamawiający określi minimalną liczbę uczniów z danej szkoły, którzy muszą wziąć udział w badaniu) będzie należało:

1. zapoznanie się z założeniami badania;
2. udział w szkoleniu (stacjonarnym lub telefonicznym);
3. nawiązanie telefonicznego kontaktu z dyrektorem szkoły;
4. uzyskanie od dyrektora potwierdzenia doręczenia do szkoły i zapoznania się dyrektora z listem zapowiednim (ew. ponowna wysyłka listu w formie elektronicznej do dyrektora);
5. przekazanie dyrektorowi najważniejszych informacji o projekcie – zgodnie z wytycznymi Zamawiającego;
6. uzyskanie zgody na udział szkoły i dyrektora w badaniu (uzyskanie wypełnionego formularza zgody w wersji elektronicznej);
7. uzyskanie potwierdzenia wypełnienia przez dyrektora ankiety on-line;
8. uzgodnienie z dyrektorem, kto będzie pełnił funkcję koordynatora szkolnego (nauczyciel lub inna osoba wyznaczona przez dyrektora) – osobą odpowiedzialną za rekrutację uczniów i koordynację realizacji badania ilościowego w szkole;
9. utrzymywanie kontaktu z koordynatorem szkolnym i uzyskiwanie informacji od koordynatora o liczbie zrekrutowanych respondentów (Zamawiający określi minimalną liczbę uczniów z danej szkoły, którzy muszą wziąć udział w badaniu);
10. szczegółowe odnotowywanie na platformie realizacyjnej historii kontaktów z poszczególnymi szkołami w ramach prowadzonej rekrutacji;
11. przeprowadzenie losowania uczniów, którzy będą brali udział w badaniu CAPI (zgodnie z instrukcją przekazaną przez Zamawiającego);
12. uzgodnienie z koordynatorem szkolnym terminów i warunków przeprowadzenia badania;
13. potwierdzenie przez dyrektora/koordynatora szkolnego rozwieszenia plakatów i rozdystrybuowania materiałów dot. badania w szkole;
14. uzupełnianie i przekazywanie Zamawiającemu dokumentów związanych z realizacją projektu współfinansowanego ze środków unijnych (Oświadczenie o łącznym zaangażowaniu zawodowym Wykonawcy, Protokół miesięczny, itp.);
15. w przypadku trudności, inicjowanie bezpośrednich rozmów dyrektora/koordynatora szkolnego z ankieterem, regionalnym pracownikiem terenowym lub z pracownikami działu realizacji.

Za kontakt ze szkołami zawodowymi będą odpowiedzialni rekruterzy, a za bezpośrednią rekrutację uczniów w ramach danej szkoły – koordynatorzy szkolni.

W ramach procesu rekrutacji po stronie Zamawiającego będzie:

1. przekazanie szkołom/uczniom plakatów/broszur dotyczących badania;
2. koordynacja rekrutacji uczniów przez koordynatora szkolnego – zebranie od uczniów zgód na badanie (w tym zgód na badanie powtórne – ponowny kontakt) wsparte systemem zachęt;
3. przeprowadzenie przez ankieterów wywiadów z uczniami lub samodzielne wypełnienie ankiet przez dyrektorów/uczniów.

Zamawiający zakłada, że maksymalny czas przeznaczony na rekrutację szkół będzie wynosił:

1. Jedna osoba może złożyć jedną ofertę. Zapytanie ofertowe jest skierowane do rekruterów – osób fizycznych rozliczających się w ramach umowy cywilnoprawnej lub prowadzonej działalności gospodarczej.

2. W przypadku osób nieprowadzących działalności gospodarczej, wynagrodzenie Wykonawcy stanowi kwotę brutto, w takim rozumieniu, że Zamawiający zobowiązany do potrącenia z tej kwoty obciążenia publiczno-prawnego zgodnie z przepisami prawa i z tego względu wynagrodzenie faktycznie otrzymane przez Wykonawcę będzie niższe niż wskazane w ofercie.

3. W postępowaniu mogą wziąć udział wyłącznie osoby posiadające doświadczenie w rekrutacji w następującym zakresie: rekrutacja szkół do badań edukacyjnych realizowanych na terenie szkoły – minimum 2 projekty badawcze, w ciągu ostatnich 24 miesięcy. Do przedstawionych badań jako załącznik do oferty należy przedstawić referencje od firm badawczych potwierdzające rzetelną realizację rekrutacji. Referencje nie muszą być załączone w przypadku osób, które zrealizowały powyższe badania na rzecz Zamawiającego, podmiotów z grupy kapitałowej Zamawiającego lub podmiotów tworzących partnerstwo realizujące projekt wskazany w pkt III.1 powyżej, tj. Danae Sp. z o.o. („Partnerzy”), oraz podmiotów należących do grup kapitałowych Partnerów.

4. Z postępowania zostaną wykluczone osoby, które w ramach niniejszego postępowania złożyły oświadczenia lub dokumenty zawierające nieprawdę.

5. Z postępowania zostaną wykluczeni Wykonawcy, którzy w przeszłości współpracowali z Zamawiającym i nienależycie wykonywali usługi podobne do tych, które są przedmiotem niniejszego zamówienia.

6. Z postępowania mogą także zostać wykluczeni Wykonawcy, którzy w formularzu ofertowym wykazali osoby, które w przeszłości współpracowały z Zamawiającym i nienależycie wykonywały usługi podobne do tych, które są przedmiotem niniejszego zamówienia.

7. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym lub Partnerami. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym/Partnerami lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego/Partnerów lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego/Partnerów czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

8. W toku badania ofert Zamawiający zastrzega sobie możliwość wnioskowania do Wykonawcy o złożenie wyjaśnień w stosunku do złożonej oferty oraz przedstawienia dodatkowych dokumentów, jeżeli złożone przez Wykonawcę razem z ofertą budzą wątpliwości. Wykonawca zobowiązany jest udzielić wyjaśnień lub złożyć dodatkowe dokumenty w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, który nie będzie krótszy niż 1 dzień roboczy (24 godziny). Brak udzielenia wyjaśnień lub złożenia dodatkowych dokumentów w terminie określonym przez Zamawiającego może skutkować odrzuceniem oferty danego Wykonawcy.

9. Warunki określone w pkt. 1 powyżej winny być spełnione przez Wykonawcę osobiście.

10. W przypadku wątpliwości w zakresie treści niniejszego Zapytania ofertowego, Wykonawcy mogą kierować pisemnie na adres email: [email protected] wnioski o wyjaśnienie tych wątpliwości, na które Zamawiający zobowiązany jest odpowiedzieć, jeżeli wniosek wpłynął najpóźniej do dnia 11.12.2019 r. do godz. 10:00.

11. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, Zamawiający zastrzega, że płatności dla Wykonawców z tytułu umowy zawartej w ramach niniejszego postępowania będą dokonywane wyłącznie na rachunek bankowy wpisany dla tego Wykonawcy na tzw. białą listę VAT znajdującej się na stronie https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/. W umowie zawartej z Wykonawcą zawarte zostanie prawo Zamawiającego do wstrzymania płatności na rzecz Wykonawcy w części odpowiadającej równowartości podatku od towarów i usług w przypadku, gdy Wykonawca nie ujawni swojego rachunku bankowego na ww. białej liście VAT.

Zamawiający może odrzucić ofertę Wykonawcy, jeżeli:

1. Treść oferty nie odpowiada treści Zapytania ofertowego.

2. Oferta nie spełnia warunków udziału w postępowaniu wskazanych w pkt VI.

3. Wykonawca jest powiązany kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym (pkt VI.7).

4. Jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

5. Oferta wpłynęła po terminie składania ofert.

6. Wykonawca nie złożył wyjaśnień w stosunku do złożonej oferty oraz nie przedstawił dodatkowych dokumentów w terminie wskazanym w pkt VI.10.

1. Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji:

1. Cena – waga 60 pkt;
2. Skrócenie czasu rekrutacji – waga 40 pkt;
3. Aspekt społeczny – waga 5 pkt.

2. Pojedyncza oferta może uzyskać maksymalnie 105 pkt.

3. Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach kryteriów oceny ofert. Końcowa ocena oferty będzie stanowiła sumę punktów uzyskanych w ramach kryteriów oceny ofert.

4. Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji ceny z Wykonawcą/Wykonawcami, którego/ych oferta/y została/y uznana/e za najkorzystniejsze/ą, w przypadku, gdy zaproponowana cena przekroczy możliwości cenowe Zamawiającego.

5. Zamawiający w toku oceny ofert wyłoni oferty, które otrzymały największą liczbę punktów.

1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim z zastosowaniem wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego wraz Oświadczeniem o braku powiązań osobowych i kapitałowych.

2. Oferta cenowa powinna obejmować wynagrodzenie brutto za wykonanie całości prac objętych Zapytaniem ofertowym, czyli zostać przedstawiona w kwocie brutto, uwzględniającej odpowiednio podatek VAT dla osób prowadzących działalność gospodarczą będących czynnymi podatnikami podatku VAT, zaś w przypadku innych osób wszystkie obciążenia wynagrodzenia Wykonawcy, w tym zaliczkę na podatek dochodowy dla osób fizycznych oraz wszelkie inne podatki i opłaty wynikające z obowiązujących przepisów prawa. Ceny w ofercie należy podać w walucie polskiej z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

3. Podane w ofercie ceny brutto są wartościami ostatecznymi, zawierającymi wszelkie koszty Wykonawcy związane z realizacją przedmiotowego Zamówienia i nie będą podlegały zwiększeniu w okresie obowiązywania umowy.

4. Oferta musi być własnoręcznie podpisana przez Wykonawcę. Jeżeli oferta przesyłana jest drogą mailową, to oferta wraz z Załącznikami winna stanowić skan z podpisem Wykonawcy.

5. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty ponosi Wykonawca.

1. Oferta może zostać złożona w terminie do 16.12.2019r. do godziny 9:00 (decyduje data i godzina otrzymania przez Zamawiającego) w formie:

pisemnej na adres: DANAE spółka z o.o., Bora-Komorowskiego 19B, 80-377 Gdańsk
W zamkniętej kopercie dopiskiem Rekruter – Absolwent. Oferta powinna być odręcznie podpisana przez Wykonawcę, trwale spięta i zawierać wszystkie wymagane załączniki.

lub

elektronicznej na adres mailowy: [email protected]
W tytule należy wpisać: Rekruter – Absolwent. Oferta powinna być odręcznie podpisana przez Wykonawcę, zawierać wszystkie załączniki i przesłana w formie skanu (np. JPG, PDF, preferowany jest jeden plik elektroniczny).

2. Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia

3. Dodatkowych informacji udziela Aleksandra Kamieńska, nr tel. 510 234 223, mail: [email protected]

1. Informacja o wyborze Wykonawców zostanie umieszczona w Bazie konkurencyjności.

2. Zamawiający nie odsyła nadesłanych ofert.

3. Po wyborze najkorzystniejszych ofert, Wykonawca zobowiązany jest zawrzeć niezwłocznie umowę z Zamawiającym.

1. Zamawiający może w każdym momencie zamknąć niniejsze postępowanie bez wyboru najkorzystniejszej oferty.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego Zapytania ofertowego w każdym momencie bez podania przyczyny.

3. Informacja o zamknięciu/unieważnieniu Zapytania ofertowego znajdzie się w Bazie Konkurencyjności.

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w następującym zakresie:

1) W przypadku gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub wymogów dotyczących realizacji Projektu w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.

2) Zmiany terminu realizacji umowy w przypadku, gdy wykonanie umowy w pierwotnym terminie nie jest możliwe w wyniku wystąpienia okoliczności niezależnych od Wykonawcy.

Zamawiający może udzielić Wykonawcy wybranemu zgodnie z zasadą konkurencyjności, przewidzianych w niniejszym Zapytaniu ofertowym zamówień na usługi, polegających na wykonaniu podobnych usług o wartości nieprzekraczającej 50% wartości Zamówienia określonej w umowie zawartej z tym Wykonawcą, w okresie 3 lat od udzielenia Zamówienia podstawowego, jednak nie później niż do końca trwania projektu, o którym mowa w pkt. IV Zapytania ofertowego.

Wykonawca nie może składać ofert wariantowych.

Następujące dokumenty stanowią załączniki do niniejszego Zapytania:

Załącznik nr 1. Formularz ofertowy
– rekruter